Zamanı:
Olağan Kat Malikleri Toplantısı Yönetim planında Aksine bir hüküm yoksa her sene kanunen ocak ayı içinde yapılır (Müşterek ısınma sistemleri olan bazı binalar yönetim planları gereğince sıkça olarak ısınma giderlerinin bittiği mayıs ayından sonra yapmaktadır)
Yeri:
Genel kurul bağımsız bir yerde yapılır (bağımsız bölüm değil) Bazı kat malikleri bağımsız bölümle olan husumetlerini ileri sürerek kat malikleri kuruluna katılma haklarının elinden alındığını iddia edebilir. Bu bağımsız yer bahçe, sığınak, yönetim odası, pastahane, kahvehane olabilir.
İleride rahat edebilmek için her adımı kanun ve kararnamelere uygun atmalısınız.
Toplantıya Hazırlık İçin ;
1.Defterlerinizi işleyip hesaplarınızı yapınız.
2.Yasal Süreleri ve şekli ile Kat maliklerini davet ediniz.
3.Kat malikleri Kurulunda okunmak üzere FAALİYET RAPORUNUZU hazırlayınız.
4.Deneticiye Denetim Raporunu hazırlamasını hatırlatınız.
5.Toplantı Gündemini Hazırlayınız.
6.Binanızdaki sorunları, komşuların şikayetlerini belirleyiniz.
7.Eski dönem harcamalarınıza bakarak ve sorunları da göz önüne alarak müteakip dönem için kat malikleri kuruluna sunulmak üzere bir taslak İŞLETME PROJESİ hazırlayınız.
8.Çatı, boya, asansör değiştirme gibi büyük projeler önerecekseniz bunlar ile ilgili TEKNİK ve FİYAT önçalışması yapınız. (toplantıda insanlar sorunlarının hangi teknik ile kaç paraya çözüleceğini bilmek isteyecekler ve ona göre karar vereceklerdir.)
9.Hazirun Cetveli hazırlayınız.(Katılanların Asıl ve Vekil Olarak işleyecek ve imzalarını alacaksınız.)
10.Bütün fatura-Makbuz ve Evrakınızı düzenleyiniz.
11.Karar defteri ve varsa yaptığınız sözleşme ve garanti belgelerini yeni yönetime devretmek üzere tanzim ediniz.
12.Toplantıda karmaşa yaşanmaması için bir sonraki dönem için düşündüğünüz yönetici ve deneticiler ile ön görüşme yapınız.
13.Toplantıda divan oluşturacaksanız hazrlığını yapınız.
14.Gündeminizde Saygı duruşu varsa döneminizde vefat etmiş komşularınızı anacaksanız hazırlık yapınız.
15.Toplantı yerine herkesten önce gidiniz.Gerekli ikram, oturacak yer sayısı, ışık vs. kontrol ediniz.
Kat Malikleri Kurulu toplantısına davet
Toplantıya davet öncelikle yönetim planında belirtilen usuller ile yapılır.Yönetim planında toplantı zamanı belirtilmemişse KMK nu md29/1 e göre her takvim yılının ilk ayı ocak içinde yapılır( senede en az bir kez)(Olağan Kat malikleri Kurulu tplantısı).Şayet ocak ayında yapılmamışsa veya önemli bir sebep çıkmışsa kat malikleri kurulu olağan üstü olarak toplanır.
Toplantı tarihinden en az 15 gün önce taahhütlü mektup veya bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir belge ile yönetici tarafından yapılır.Şayet bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa hepsi ayrı ayrı davet edilir. Adresleri belli olmayanlara ilan yolu ile çağrı yapılır.İlk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamamışsa en geç bir hafta içinde 2. toplantı yapılabilir
Dikkat edilecek hususlar:
1.Toplantı yeri Tarih gün ve saati açık açık belirtin.
2.Daveti Yönetim planınızda belirtilen usuller ile yapın.
3.Hisseli bağımsız bölümlerin bütün hissedarlarını ayrı ayrı davet edin ancak aralarından birini vekil tayin etmelerini isteyin.
4.Mutlaka Gündemi belirtin ki sonu olmayan görüş bildirimleri ile vakit kaybetmeyin
5.Katılmayacaklara hazır örneğini hazırladığınız vekaletme örneğini gönderin ki imzalayıp vekiline kolayca versin.
6.Kimlere vekalet verebileceklerini 2 madde halinde yazın.
